1. Подготовка и организация работы офиса: - проверка офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации; - обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса; - обеспечение чистоты и порядка в офисе организации. 2. Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации: - принятие поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, - принятие документов и личных заявлений на подпись руководителя организации, - подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя, - обеспечивание рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, - организация проведения телефонных переговоров руководителя, записывание в его отсутствие полученную информацию и доведения до его сведения ее содержания, - по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем, - оформление приказов директора и доведение их до сведения работников, - выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем, - осуществление контроля за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль, - обеспечение исполнения работниками указаний руководства организации, 3. Ведение делопроизводства. 4. Ведение регистрации и учета входящей и исходящей документации. 5. Осуществление не менее 2 раз в день получения и рассылки электронной почты. Контроль доставки почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи. 6. Организация приема посетителей. 7. Обеспечение контроля за сохранностью материальных ценностей. 8. Принятие мер по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. 9. Оформление заказов, договоров поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечение отправки заказов по электронной почте. 10. Ведение учета складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе. 11. Координация завершения работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр. 12. Выполнение отдельных служебных директора и заместителя директора организации. |