Административный менеджер / Менеджер АХО

Имя

Александр

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Чехов

Заработная плата

от 130 000 руб.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

16 лет 2 месяца

Гражданство

Россия

Пол

Мужской

Возраст

42 года   (31 июля 1982)

Опыт работы

Период работы

октябрь 2019 — по настоящее время   (5 лет 7 месяцев)

Должность

Административный менеджер

Компания

ООО "НетКрэкер"

Обязанности

- Организация и контроль ежедневой операционной активности Административного отдела;

- Взаимодействие с административными и техническими службами Арендодателя по вопросам технического обслуживания офиса, проведения ремонтных работ, пожарной безопасности, а также иным вопросам, касающимся функционирования офиса;

- Планирование, организация и контроль проведения работ по техническому обслуживанию и ремонту инженерного оборудования офиса (системы электроснабжения, освещения, вентиляции и кондиционирования воздуха, водоснабжения, водоотведения, отопления);

- Планирование, организация и контроль проведения работ по текущему ремонту помещений. Составление технического задания, проверка, оформление и хранение технической документации;

- Закупка инженерного и офисного оборудования, мебели, а также иного оборудования и материалов, необходимых для нормального функционирования офиса;

- Контроль качества услуг поставщиков по обслуживанию офиса, отслеживание заказов, анализ затрат на эксплуатацию офисных помещений. Разработка решений по оптимизации затрат на эксплуатацию и обслуживание офиса. Проведение переговоров с поставщиками в случае нарушения условий договора, а также поиск альтернативных поставщиков в случае необходимости;

- Организация внутреннего документооборота (проверка и согласование договоров, проверка, согласование и передача счетов на оплату, контроль своевременного предоставления поставщиками корректно оформленных закрывающих документов и передача их в бухгалтерию);

- Принятие мер по содержанию офисных помещений в соответствии с нормами Российского законодательства в сфере пожарной безопасности;

- Контроль соблюдения техники безопасности во время проведения работ;

- Организация рабочих мест в офисе, организация внутренних и внешних переездов;

- Организация и контроль обслуживание офисных растений;

- Взаимодействие с руководством по всем вопросам, касающимся обслуживания офисов;

Период работы

ноябрь 2018 — октябрь 2019   (1 год)

Должность

Менеджер производственного участка

Компания

ООО "Содексо ЕвроАзия"

Обязанности

Работа в офисе Заказчика (группа компаний "Johnson & Johnson")

Обеспечение бесперебойной работы офиса Заказчика. Оказания услуг по управлению офисными помещениями в рамках проекта с крупной международной компанией:

- Организация и координация работы служб Sodexo в офисе Заказчика (10 000 кв.м), а именно клининг, техническое обслуживание инженерных систем офиса, ресепшн, охрана, HelpDesk, обслуживание офисных растений, аквариумов, офисные закупки и т.д.

- Контроль ежедневой операционной активности;

- Взаимодействие с Заказчиком по всем вопросам, касающимся обслуживания офиса;

- Взаимодействие с управляющей компанией Арендодателя.

- Ведение отчетной документации по проекту, в том числе, в форматах утвержденных корпоративными требованиями Заказчика;

- Предоставление отчетности по KPIs, анализ результатов, разработка мер по улучшению результатов,

- Разработка решений по оптимизации затрат на эксплуатацию и обслуживание офисных помещений;

-Ведение внутренней отчетности;

- Выполнение других задач от руководства.

Период работы

декабрь 2015 — ноябрь 2018   (3 года)

Должность

Руководитель проекта (Facility manager)

Компания

ООО "Фэсилити Сервисиз Рус" (ISS)

Обязанности

Работа в офисе Заказчика (Johnson & Johnson)

Обеспечение бесперебойного оказания услуг в рамках проекта с крупной международной компанией:

- Организация и координация работы служб ISS (клининг, техническое обслуживание инженерных систем офиса, IT поддержка, HelpDesk, обслуживание офисных растений, аквариумов, офисные закупки и т.д.) и субподрядчиков, отвечающих за оказание всего комплекса услуг в рамках договора;

- Разработка схемы оказания услуг на объекте и контроль ежедневой операционной активности;

- Взаимодействие с контактными лицами со стороны Заказчика и сотрудниками офиса Заказчика по всем вопросам, связанным с оказанием услуг;

- Взаимодействие с управляющей компанией Арендодателя по вопросам, связанным с предоставлением услуг в рамках заключенного договора аренды;

- Ведение отчетной документации по проекту, в том числе, в форматах утвержденных корпоративными требованиями Заказчика;

- Предоставление отчетности по KPIs, разработка мер по улучшению показателей, отслеживание результатов;

- Совместное с Заказчиком участие в формировании бюджета на услуги по обслуживанию офиса;

- Разработка решений по оптимизации затрат на эксплуатацию и обслуживание офисных помещений;

-Ведение внутренней отчетности;

- Выполнение других задач от руководства.

Период работы

июнь 2012 — декабрь 2015   (3 года 7 месяцев)

Должность

Офис-менеджер

Компания

ООО "Фэсилити Сервисиз Рус" (ISS)

Обязанности

Работа в офисе Заказчика (международная биофармацевтическая компания "AstraZeneca")

Оказание услуг в офисе крупной международной биофармацевтической компании:

- Координация всех офисных служб (клининговая, инженерная, ресепшн, административная, охрана, разнорабочий);

- Проведение утренних и вечерних обходов офиса на ежедневной основе с целью:

а) визуального осмотра офисных помещений;

б) контроля качества уборки в офисных помещениях, местах общего пользования, общих зонах, подсобных и специализированных помещениях;

в) контроля наличия расходных материалов в санузлах, принтерных;

г) контроля наличия продуктов питания на кухнях;

д) контроля работоспособности инженерных систем;

е) контроля заполненности контейнеров для конфиденциального уничтожения документов;

ж) контроль работоспособности копировальных аппаратов;

- Осуществление внутреннего документооборота, работа во внутренних системах Заказчика (SAP), регистрация счетов, закрывающих документов, создание детализаций расходов по кост-центам (DHL, CityRapid, Vympelcom, Taxi etc.), регистрация и согласование договоров, дополнительных соглашений, создание PR и PO, пролонгация договоров с поставщиками, проверка и передача в бухгалтерию необходимой документации (первичная, закрывающие документы). Контроль оплаты счетов;

- Решение вопросов, связанных с мобильной связью (подключение, отключение, переоформление номеров, выдача сим-карт, разрешение вопросов сотрудников, ведение базы данных по номерам мобильных телефонов);

- Работа с арендодателем, в том числе, в регионах (решение текущих вопросов, урегулирование спорных ситуаций, согласование доп.соглашений и т.д.);

- Участие в проекте реконструкции московского офиса;

- Формирование бюджета затрат на содержание офиса по требованию финансового отдела, предоставление необходимой информации и расчетов;

- Заказ продуктов питания и воды, как для офисных нужд на постоянной основе, так и для крупных мероприятий;

- Заказ расходных материалов и оборудования для мест общего пользования;

- Заказ канцелярских товаров по заявкам сотрудников, пополнение склада канцелярских товаров для офиса;

- Заказ, аренда, организация ремонта мебели;

- Своевременный заказ фирменных бланков, конвертов и визиток;

- Организация рабочих мест в офисе, организация работ по перестановке, сборке, разборке мебели в офисе, внутренние переезды;

- Оформление подписки на периодические издания;

- Обработка и контроль исполнения инженерной службой заявок от сотрудников;

- Помощь в организации проведения мероприятий в офисе, в том числе VIP визитов тренингов (согласование и предоставление дополнительных услуг (кофе-леди, горничные, химчистка, инженерная служба, мувинговая компания, кейтеринг);

- Выдача, замена пропусков для сотрудников и гостей компании;

- Заказ инвентаря и расходных материалов для инженерной службы;

- Проведение инструктажа по правилам пожарной безопасности для новых сотрудников, организация пожарной тренировки для офисных сотрудников. Контроль исполнения требований пожарной безопасности;

- Выполнение других задач от руководства.

Период работы

сентябрь 2010 — апрель 2012   (1 год 8 месяцев)

Должность

Заместитель руководителя департамента продаж

Компания

ООО "БИГИНФОРМ"

Обязанности

-Замещение должности "руководитель департамента продаж" (в непосредственном подчинении от 4 до 6 руководителей отделов, всего 40 сотрудников);

- Развитие департамента продаж, контроль выполнения плановых показателей, составление отчетности, анализ рынка, бизнес-планирование;

- Планирование и проведение маркетинговых мероприятий, разработка и заказ рекламной продукции;

- Ведение переговоров с клиентами, заключение договоров, разрешение конфликтных ситуаций, работа с первичными документами;

- Разработка регламентов, инструкций, внутренних документов;

- Разработка и внедрение системы мотивации;

- Обучение персонала;

- Взаимодействие со смежными подразделениями, решение текущих вопросов.

Период работы

сентябрь 2007 — июнь 2010   (2 года 10 месяцев)

Должность

Специалист по административно-хозяйственным вопросам (Office facilities officer)

Компания

Kelly Services CIS

Обязанности

Работа по проекту с "Санофи-авентис груп"

- Обеспечение полноценных и качественных условий работы офиса (2 московских офиса).

- Организация рабочих мест для офисных сотрудников.

- Организация и проведение переездов (внутриофисные, между офисами).

- Обеспечение чистоты и порядка в офисе, проведение ежедневных обходов и инспекций.

- Организация поставок канцтоваров, воды, продуктов питания для кафетериев и проведения переговоров, обеспечение поставок расходных материалов для кофе-автоматов, обеспечение поставок товаров для офисных нужд. Закупка офисной мебели и ее инвентаризация.

- Взаимодействие с эксплуатационными службами здания и подрядчиками, организация и контроль проведения ремонтных и строительных работ.

- Координирование технического обслуживания офисных систем (кондиционирование, вентиляция, водоснабжение, отопление). Регулярное проведение обходов с целью контроля работоспособности технических систем.

- Оформление счетов (с последующей их оплатой) на оказание почтовых, канцелярских, ремонтных, клининговых и технических услуг, услуг питания с разбивкой по кост-центрам отделов и необходимой регистрацией.

- Организация подписания договоров и контроль выполнение услуг поставщиками.

- Оказание административной поддержки в организации корпоративных мероприятий

- Контроль подписания договоров и оплата счетов на офисные затраты в регионах (Санкт-Петербург, Екатеринбург, Новосибирск), улучшение условия работы офисных сотрудников.

- Взаимодействие с поставщиками услуг по уборке помещений, контроль исполнения и качества предоставляемых услуг

- Взаимодействие с поставщиками, кейтеринговых услуг, обеспечение новых сотрудников и гостей компании обедами в столовой.

- Взаимодействие с мувинговыми компаниями, предоставление сотрудникам офиса услуг грузчиков.

- Взаимодействие с поставщиками услуг по архивному хранению документов, контроль качества предоставляемых услуг, проверка и оплата счетов.

- Оказание помощи менеджеру по безопасности и охране труда в ведении договорной работы и оформлении и оплате счетов.

- Ведение подготовительной работы и создание внутренних финансовых докуменов последующим подписанием у ответственных лиц.

- Подготовка финансовой информации и составление бюджета отдела.

- Взаимодействие с поставщиками почтовых услуг (DHL, City Express), проверка и оформление счетов с последующей оплатой.

- Регулярная подготовка отчетов по административно-хозяйственной деятельности для Головного офиса.

- Курирование службы кофе-леди.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2004 год

Учебное заведение

Московский Государственный Областной Университет

Специальность

Лингвист, преподаватель иностранных языков и культур, специалист

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Свободный)

Водительские права

Категория B

Командировки

Готов к командировкам

Курсы и тренинги

2023 г. Противопожарная профилактика

АНО ДПО "Учебный центр "СПЕЦМОНТАЖ", Противопожарная профилактика - специалист

Навыки и умения

MS Outlook

Управление проектами

MS PowerPoint

Обучение персонала

Ведение переговоров

Управление персоналом

Административно-хозяйственная деятельность

Договорная работа

Заключение договоров

Обеспечение жизнедеятельности офиса

Организаторские навыки

Руководство коллективом

Формирование бюджета

Работа в команде

Техническая эксплуатация

Урегулирование конфликтов

Работа с поставщиками

Project management

Управление затратами

Управленческая отчетность

Планирование

Согласование договоров

Анализ рынка поставщиков

Административное управление

Работа с контрагентами

Взаимодействие с эксплуатационными службами

Управление клининговой службой

Ремонт офиса

Организация офисного переезда

Управление хозяйственной деятельностью

Обо мне

- Исполнительность, ответственность, открытость, легкая обучаемость, стрессоустойчивость, готовность действовать быстро в соответствии с обстановкой, ориентированность на ценности компании.

- Уверенный пользователь ПК (MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio, Project, Outlook), Internet, КонсультантПлюс, Гарант, SAP).

- Водительское удостоверени категории В.